Ejemplo Del Proceso Administrativo:

                                                    Proceso Administrativo y etapas:

En la administración, existen pasos o etapas sucesivas relacionadas entre sí para lograr obtener un correcto proceso administrativo.

En la actualidad, la administración es fundamental para el funcionamiento de cualquier empresa, y lógicamente es indispensable para lograr la competitividad en un mundo globalizado. A través de las técnicas de gestión se establecen principios, métodos y procedimientos para lograr mayor productividad y eficiencia.

Conoceremos a continuación las  4 etapas que hacen parte del proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control, y haremos un reconocimientos de los principios administrativos que forman parte de cada una de las fases del proceso.

• Planeación: En primer lugar, “Planear implica definir objetivos y metas de la organización, establecer una estrategia general para alcanzar esos objetivos y jerarquizar  objetivos como planes para integrar y coordinar las actividades. Es cuando se determinan los escenarios futuros y el rumbo hacia donde se dirige la empresa, así como la definición de los resultados que se pretenden obtener y las estrategias para lograrlos minimizando riesgos.
• Organización: Se basa en coordinar y ordenar los recursos que forman parte de la empresa y se centra principalmente en el recurso humano. Se busca cumplir los objetivos del plan, por parte del personal; establecer las actividades necesarias para alcanzarlos. Éstas deben ser: identificadas, clasificadas y delegadas entre el personal.
• Dirección: Consiste en la ejecución de todas las fases del proceso administrativo mediante la conducción y orientación de los recursos, y el ejercicio del liderazgo. Pone en funcionamiento todas las herramientas de gestión en la empresa.
• Control: Es la fase del proceso administrativo a través de la cual se establecen estándares para evaluar los resultados obtenidos con el objetivo de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las operaciones. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

1.1 Planeación:

 Elementos del plan estratégico: Cada uno de los elementos que a continuación se mencionan forma parte de un plan estratégico.

Filosofía: Son el conjunto de valores, prácticas y creencias que son la razón de ser de la organización y representan su compromiso ante la sociedad. La filosofía organizacional es imprescindible para darle sentido y finalidad a todas las acciones de la empresa.

Misión: La misión de una empresa es su razón de ser, es el propósito o motivo por el cual existe. La misión es de carácter permanente.

Visión: La visión es el enunciado del estado deseado en el futuro para la organización. Provee dirección y forja el futuro de la empresa estimulando acciones concretas en el presente.

Objetivos estratégicos: Son los resultados específicos que se desea alcanzar, medibles y cuantificables a un tiempo, para lograr la misión.

Políticas: Se refiere a los lineamientos generales que deben observarse en la toma de decisiones. Son las guías para orientar la acción.

Estrategias: Son los cursos de acción que muestran la dirección y el empleo general de los recursos para lograr los objetivos.

Programas: En ellos se detallan el conjunto de actividades, responsables y tiempos necesarios para llevar a cabo las estrategias.

Presupuestos: Son indispensables al planear, ya que a través de éstos se proyectan, en forma cuantificada, los recursos que requiere la organización para cumplir con sus objetivos. Su principal finalidad consiste en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, a la vez que permite controlar las actividades de la organización en términos financieros.

·         La filosofía organizacional: es el conjunto de postulados, valores, creencias y compromisos que rigen la vida de la empresa y sus integrantes. Un ejemplo de filosofía organizacional: Es Grupo Bimbo: “Nuestros principios y valores son los que nos dan la personalidad, la forma de ser. Los valores sólo se entienden en conjunto como un complemento integral. ·   La Misión y la Visión proveen en su conjunto el ambiente en donde se van a concentrar los esfuerzos de la compañía, es decir, se constituyen ambas como las directrices que van a permitir avanzar de manera unánime en la organización de modo de evitar ambigüedades que hagan divagar a los integrantes a todo nivel. Ejemplo misión y visión de compañía coca cola: Misión: visión: es el marco de plan de trabajo y describe lo que se necesita lograr para conseguir la máxima sostenibilidad,calidad,y crecimiento. con ella, se pretende lograr un objetivo que se adapte a diferentes ámbitos:  1. Personas: ser un buen lugar donde trabajar, que las personas se sientan inspiradas para dar día a día lo mejor de sí mismas. 2. Bebidas: ofrecer una variada cartera de productos de calidad que se anticipen y satisfagan los deseos y necesidades de los consumidores.  3. Socios: desarrollar una red de trabajo para crear un valor común y duradero. 4.Planeta: ser un ciudadano responsable que marque la diferencia al ayudar a construir y apoyar comunidades sostenibles. 5. Beneficios: maximizar el rendimiento para los accionistas al tiempo que se tienen presentes las responsabilidades generales de la compañía. 6. Productividad: ser una organización eficaz y dinámica.     Objetivos estratégicos: Son resultados que, a largo plazo, la empresa espera alcanzar, realizando acciones que le permitan cumplir con su misión, cuando se hable de un objetivo estratégico estamos halando de un resultado que queremos alcanzar a largo plazo (más de un año y no mayor a 5 años) inspirados en la visión para cumplir con la Misión. Los Objetivos Estratégicos proporcionan dirección, ayudan en la evaluación, son reveladores de prioridades y permiten la coordinación siendo esenciales para las actividades de control, motivación, organización y planificación efectivas. PROGRAMAS: Los programas son un tipo de planificación generalizada, que tiene por objeto definir un plan de acción completa para dar cumplimiento a los objetivos definidos y a la estrategia establecida por la empresa. Para la elaboración de un programa hay que tener en cuenta los siguientes lineamientos: • Ordenar en una secuencia cronológica las actividades. • Determinar qué actividad debe realizarse antes de otra; cuáles actividades pueden efectuarse simultáneamente y, por último, qué actividades deben llevarse a cabo. • Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los recursos necesarios. • Designar a los responsables. • En su formulación deben participar tanto el responsable del programa, como aquellos que intervendrán en la ejecución. El presupuesto: Es un documento en el que se determina por anticipado, en términos cuantitativos (monetarios y/o no monetarios), el origen y asignación de los recursos, para un periodo específico. Ejemplo de presupuesto: Representación de dinero en efectivo, cheque u otro, que una empresa posee para producir o operar la empresa. Herramientas de planeación: Las herramientas de planeación pueden ser generales, cuando apoyan la planeación y la toma de decisiones a nivel general o corporativo, y funcionales o específicas cuando se utilizan en cada área de la organización. Las técnicas de planeación más usuales son: 1.    Análisis FODA. El análisis FODA consiste en detectar fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que pueden afectar el logro de los planes.  • Fortalezas. Son puntos fuertes y características de la organización que facilitan el logro de los objetivos. • Oportunidades. Son factores del entorno externo que propician el logro de los objetivos. • Debilidades. Factores propios de la empresa que obstaculizan el logro de los objetivos. • Amenazas. Factores externos del entorno que afectan negativamente e impiden el logro de los objetivos. La finalidad del FODA es convertir las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades. También es conocido como DOFA o SWOT (por sus siglas en inglés). Se basa en el análisis del entorno y se fundamenta en proyecciones estadísticas, económicas y financieras. Ejemplo de Análisis FODA – Análisis FODA de la empresa Wal Mart Las fortalezas más importantes de Wal-Mart se encuentran en su antigüedad y confianza, en que se concentran en tener un buen servicio para sus clientes, y en su mercadotecnia enfocada en que el cliente siempre encuentre lo que busca a precios bajos. A pesar de estas fortalezas, Wal-Mart tiene muchas otras que la ayudan a mantenerse como una potencia en su especie. §  Se actualiza constantemente §  Es original en su mercadotecnia. §  Es reconocida internacionalmente. §  Uso eficaz de las técnicas logísticas. §  Cuentan con becas para estudiantes de escuela superior, ayudan a hospitales de niños auspiciando un tele maratón, y ayuda a organizaciones sin fines de lucro. §  Ubicación de las tiendas. §  La compañía tiene una regla en el cual cualquier empleado que este a 10 pies de un cliente debe saludarlo y preguntarle en que le puede ayudar. 2.   Gráfica de Gantt. Conocida como gráfica de barras. En esta gráfica se anotan las actividades y los responsables y mediante una barra o línea se señalan las fechas de inicio y terminación de cada actividad; conforme avanza el proyecto se señala con una línea de distinto color el progreso real de las actividades de tal forma que es posible comparar lo realizado en relación con lo planeado. Principios de planeación:  1.2  Organización: El ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos. Una vez establecidos los objetivos (lo que se quiere hacer) a través de la planeación, será necesario determinar qué medidas utilizar para lograrlos (como hacerlo). El proceso de organización está constituido por las siguientes etapas: • División del trabajo. • Coordinación. División del trabajo: Es la definición de las funciones con el fin de realizar las actividades con mayor efecto, mejores resultados para facilitar los procesos y el trabajo. Para dividir el trabajo es necesario llevar a cabo una secuencia que tiene las siguientes etapas: 1. Describir los procesos, para llevar a cabo la organización; es la descripción de los procesos básicos, macro-procesos, o funciones principales que se desempeñan en la organización. Como ya se mencionó, un proceso es la secuencia de pasos para realizar una actividad. 2. Definir las funciones más importantes. 3. Clasificar y agrupar funciones de acuerdo con los macro  procesos. 4. Establecer líneas de comunicación e interrelación. 5. Definir los macroprocesos; una vez que se han definido los macroprocesos se procede a organizar los procesos de los departamentos o áreas de la empresa. ·        Jerarquización: Es la disposición de las funciones de una organización por       grado de importancia y mando. • Los niveles jerárquicos deben ser los mínimos e indispensables. Se debe propiciar la creación de organizaciones planas; es decir, con los mínimos niveles jerárquicos. • Definir claramente el tipo de autoridad ya sea lineal, funcional y/o staff de cada nivel. Elementos de la etapa de Control Existen 4 elementos básicos en la etapa de Control: Relación con lo planeado: Verifica el logro de los objetivos iniciales Medición: Medir y cuantificar los resultados Detectar desviaciones: Descubrir las diferencias entre lo planeado y lo ejecutado. Medidas correctivas: Corregir los errores presentados. ·        La departamentalización es la división y el agrupamiento de las funciones        y actividades en Áreas  específicas, con base en su semejanza. ·        Descripción de actividades           Cuando se tiene definido los niveles jerárquicos y departamentos de la                empresa, se define con toda claridad las labores y actividades que habrán de      desarrollarse en cada una de las áreas de trabajo o puestos de los distintos        departamentos de la organización. Esta etapa de la división del trabajo se          basa en determinar y clasificar todas las actividades necesarias para llevar a      cabo, de la mejor manera, un trabajo. La descripción de funciones se realiza,      principalmente, a través de métodos de análisis de puestos y de la carta de        distribución del trabajo o cuadro de distribución de actividades. ·         Coordinación Es indispensable que la división del trabajo se sustente en la       coordinación, la cual consiste en lograr la unidad de esfuerzos de forma tal         que las funciones y los resultados se desarrollen sin duplicidades, tiempos           ociosos y fugas de responsabilidad. La coordinación es el proceso de                   sincronizar y armonizar las actividades para realizarlas con la oportunidad y       calidad requeridas. Herramientas de organización Los métodos de organización que se utilizan en el proceso de organización deben aplicarse de acuerdo con las necesidades de cada empresa. Estas son las principales técnicas de organización. ·    Organigramas: Un organigrama es una representación gráfica de la estructura formal de una organización; muestra las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y las líneas de autoridad. Ejemplo: Hay 4 maneras para representar organigramas: 1.    Vertical. Los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo. Ejemplo: 2.    Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.                Ejemplo: 3.    Circular. Los niveles jerárquicos se grafican desde el centro hacia la periferia.                Ejemplo:    4.    Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.               Ejemplo: Manuales: Los manuales son documentos que contienen en forma sistemática, información acerca de la organización. Ejemplo: ·   Los diagramas de proceso: Son la representación gráfica del conjunto de actividades para realizar una función. Los diagramas de proceso permiten: • Simplificar del trabajo. • Mejorar los procesos. • Eliminar demoras y tiempos ociosos. Algunos de los diagramas de proceso más usuales son: • Flujo de operaciones. • Ubicación de equipo. • Procedimientos. SIMBOLOGÍA En los diagramas de flujo se utilizan distintos símbolos para indicar ciertos procesos. Ejemplo: - Descripción de procedimiento:   Ejemplo: -Diagrama de procedimiento: Ejemplo    -Cuadro de distribución del trabajo o de actividades: A través del cuadro de distribución del trabajo se analizan las actividades que se realizan en un departamento o en un área con la finalidad de mejorar la distribución de cargas de trabajo. -Ejemplo: Principios De Organización: Los principios que deben observarse durante todas y cada una de las etapas: Herramientas y principios del proceso de Organización resumen: 1.3 Dirección: Dirección Es la acción e influencia interpersonal del administrador para lograr que sus subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de decisiones, la motivación, la comunicación y coordinación de esfuerzos, la dirección contiene: ordenes, relaciones personales jerárquicas y toma de decisiones. ·         Elemento ·         Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional. ·         Motivación. ·         Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados. ·          Comunicación. ·         Supervisión. ·         Alcanzar las metas de la organización. Importancia: La dirección es trascendental porque: -Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización. - A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional. -La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad. -Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control. -A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.  Etapas: ·    Toma de decisiones: La toma de decisiones es de gran importancia porque tiene repercusiones internas en la empresa en cuanto a las utilidades, el producto y el personal, y externas ya que Dirección Toma de decisiones Liderazgo Comunicación Motivación. -Ejemplo: Etapas de la toma de decisiones: ·         Motivación: En su acepción más sencilla, motivar significa “mover, conducir, impulsar a la acción”. Existen varias teorías relacionadas con la motivación, la más importante es la Jerarquía de las necesidades de Maslow. Jerarquía de las necesidades, Abraham Maslow Establece que la naturaleza humana posee, en orden de predominio, cuatro necesidades básicas y una de crecimiento que le son relacionadas: -Básicas:   1. Necesidades fisiológicas Incluyen las necesidades vitales para la supervivencia y son de orden biológico. Ejemplo: necesidad de respirar, de beber agua, de dormir, de comer, de sexo, de refugio. 2.    Necesidades de seguridad La necesidad de seguridad de vida. Ejemplo: ingresos familiares, seguridad física. 3.    De amor o pertenencia. Se refiere a la necesidad de ser amado y pertenecer al grupo. Ejemplo: Los deseos de relaciones afectivas con las demás personas. 4.  De reconocimiento. La necesidad de confianza en sí mismo, el deseo de fuerza, logro, competencia y la necesidad de estimación ajena. Ejemplo: prestigio, reconocimiento, atención, importancia, etcétera. - Crecimiento: • Autorrealización: El deseo de todo ser humano de realizarse por medio del desarrollo de su propia potencialidad. ·    Comunicación y sus tipos: La comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se transmite y recibe información. La comunicación consta de tres elementos básicos: • Emisor, en donde se ejecuta la información. • Transmisor, Donde fluye la comunicación. • Receptor, recibe y entiende la información. Tipos de comunicación: Se debe considerar al dirigir una empresa: • Formal. Se origina en la estructura  de la organización y se da través de los canales organizacionales. Por ejemplo: correspondencia, instructivos, manuales, órdenes, etcétera. • Informal. Surge de grupos informales de la organización y no sigue los canales formales, aunque se puede referir a la organización. Por ejemplo: chismes, comentarios, opiniones, etc. • Vertical. Sucede cuando la comunicación se da de un nivel administrativo superior a uno inferior, o viceversa: Ejemplo: quejas, reportes, sugerencias, órdenes, instrucciones. • Horizontal. Es la que está allí en niveles jerárquicos semejantes. Ejemplo: memoranda, circulares, juntas. • Verbal. Se origina oralmente. • Escrita. Se transmite mediante material escrito o gráfico. • No verbal. Son actitudes, gestos y comportamientos que no se expresan directamente durante la comunicación hablada o escrita. ·    El liderazgo: Es la capacidad que posee una persona para influir y guiar a sus seguidores hacia una visión. Estilos de liderazgo: El estilo de liderazgo se refiere a una serie de comportamientos, relativamente duraderos, en la forma de dirigir que caracterizan al dirigente. Blake y Mouthon. Estos autores determinan la dinámica en los estilos de liderazgo por medio del Grid gerencial. Herramientas De Dirección: Existen técnicas que todo líder debe tener en su maletín para asegurar la motivación, el compromiso,retroalimentación, de sus colaboradores para de esta forma cumplir con los objetivos planeados. Las técnicas o herramientas de las que puede auxiliarse el ejecutivo para la tomar decisiones son las mismas que las de dirección, éstas pueden ser cualitativas cuando se basan en el criterio, y la experiencia o  cuantitativas cuando utilizan métodos matemáticos, estadísticos. Principios De Dirección: 1.4  Control: Control es la fase del proceso administrativo a través de la cual se establecen los estándares para medir los resultados obtenidos con el fin de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente el desempeño de la empresa. o   Establecimiento de estándares e Indicadores:  El control verifica que los resultados estén de acuerdo con lo planeado, para lo que se requiere establecer indicadores o unidades de medición de resultados. o   Medición y detección de desviaciones:  Consiste en medir la ejecución y los resultados mediante la aplicación de unidades de medida, definidas de acuerdo con los estándares establecidos, con la finalidad de detectar desviaciones. o   Corrección: La corrección es la acción y aplicación de medidas para eliminar las desviaciones o no conformidades con relación a los estándares o indicadores. o   Retroalimentación:  A través de la retroalimentación se informa de los resultados y las medidas correctivas que se aplicaron. Herramientas De Control Para ejercer el control en cada uno de los niveles señalados, la administración emplea diversas herramientas o instrumentos en función de los atributos a considerar en cada caso: o   De Control Superior: En este caso, las herramientas estarán orientadas a evaluar y monitorear el desempeño global de la organización. Ejemplo: Análisis económico, financiero, patrimonial, Auditoría externa Control histórico (de resultados, de inversiones, de capital, de operaciones). o   De Control Intermedio: En este nivel, las herramientas de control se abordan desde cada unidad de la organización. Ejemplo: como un conjunto de recursos, de manera aislada, orientadas al mediano plazo. o   Control presupuestario: El presupuesto como plan, tiene una fase estrictamente de control, el control presupuestario . Ejemplo: Los presupuestos involucran acciones administrativas que producen resultados observables dentro de períodos determinados de tiempo. El control presupuestal implica planeación y control. o   Control de costos: El sistema de información que opera sobre los costos está dado por una rama especializada de la contabilidad como lo es la contabilidad de costos. Ejemplo: costos fijos, variables, determinación del punto de equilibrio, técnicas de planeación y control sencillas. OTRAS HERRAMIENTAS DE CONTROL    o   Gráfico de Gantt: Este método indica de forma gráfica qué actividades deben     cumplirse en relación al tiempo total de un proyecto.     Ejemplo: o Gráficos de control: Es una herramienta gráfica que mide la trayectoria de una variable a través del tiempo, considerando rangos de aceptación máximos y mínimos respecto de la variable controlada. Ejemplo: o   Diagramas de árbol: Es un método gráfico que recoge a modo de tronco y ramas, todas la actividades que son necesarias para realizar un proceso o alcanzar un objetivo. Indicadores La efectividad del control está en relación directa con la precisión de los indicadores ya que éstos permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, minimizando errores y, consecuentemente, evitando pérdidas de tiempo y dinero. Independientemente del tamaño de la empresa, los objetivos e indicadores bien establecidos son los estándares que sirven para evaluar el logro de resultados. Una de las ventajas de este método es que se utilizan razones o indicadores cuantitativos para cada uno de los factores anteriormente mencionados.  Ejemplos de indicadores: Principios de control: Así concluimos las Etapas del proceso administrativo. Motivos de realización del blog: 1. Dar a conocer información apropiada sobre las etapas del proceso administrativo, ya que son procesos fundamentales dentro de una empresa, por que le permite enfocarse con exactitud los puntos que se deben seguir para encontrar el éxito de la empresa. Conclusiones: 1. El proceso administrativo guía a las personas a que le pongan un orden a su vida tanto personal como profesional,a proponerse unas metas a corto y largo plazo, que se establezcan objetivos para lograr llegar a la meta. 2. Enseña a la persona a tener clara su misión y visión para obtener la capacidad de adaptarse a cualquier cambio, y tener claro su objetivo final. 3.La planeación que nos permite proyectar objetivos, la organización que nos da el orden de cómo vamos a alanzar ese objetivo, la dirección que nos da una visión de coordinación que debemos tener para realizar cada actividad que nos lleve al objetivo, y el control que nos facilita la comprobación de tareas como un tipo de seguimiento para poder verificar errores que impidan cumplir la meta.